Gestão de projetos de marketing: otimize a produtividade da sua equipe

Os departamentos de marketing e as agências de comunicação sempre estão atarefados com dezenas de projetos em andamento e diversas etapas a serem cumpridas. Além disso, o trabalho é feito em equipe e, se cada indivíduo não entende quais são seus objetivos e processos, fica difícil fazer as entregas no prazo. É aí que entra a gestão de projetos de marketing.

O trabalho em equipe é um desafio: basta que uma pessoa saia da pista para que todo o projeto comece a andar em ziguezague. Por isso, a organização e a sistematização das estruturas é essencial. Sem a gestão de projetos de marketing, é impossível desenvolver um projeto que alcance os resultados esperados.

Se você quer entender melhor como o gerenciamento de projetos e tarefas pode beneficiar a sua equipe, então acompanhe:

• O que é gestão de projetos de marketing?
• Qual a função de um gestor de projetos?
• As 5 fases da gestão de projetos.

Vem com a gente!

O que é a gestão de projetos de marketing?

A gestão de projetos é necessária para estruturar e sistematizar planos, tarefas e propostas, propiciando assim um maior controle sobre tudo o que acontece durante o desenvolvimento do escopo. Segundo o livro Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a gestão de projetos gerencia desde o time até as tarefas e ferramentas.

Sem a gestão de projetos de marketing, você estará com os olhos vendados, afinal, é preciso administrar e mapear todos os processos para que haja organização e otimização do tempo. Do contrário, a equipe pode acabar andando a esmo, indo e voltando para as mesmas tarefas e até mesmo perdendo prazos.

Conheça então as 5 fases pelas quais todo o projeto passa durante seu ciclo de vida:

• Início;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento;
• Fechamento.

Nós falaremos sobre cada uma delas mais abaixo.

Qual a função de um gestor de projetos?

Antes de mais nada, o gestor de projetos é a pessoa que lidera a equipe e trabalha em conjunto com ela. Um bom gestor deve fazer o gerenciamento de multitarefas, designar atribuições para cada membro da equipe, controlar prazos e desenvolver habilidades interpessoais. Portanto, ele deve ter qualidades de organização e liderança.

A função de um gestor é, muitas vezes, temporária. O seu objetivo principal é gerar valor para a empresa através da contribuição com projetos especiais e complexos.

As 5 fases da gestão de projetos

Segundo a metodologia PMBOK, existem 5 fases essenciais na gestão de projetos de marketing. Veja o roteiro abaixo para se guiar:

1. Início do Projeto

Nessa primeira fase, a equipe deve definir o projeto e desenvolver um case de negócios. Assim, o gestor de projetos deve tomar as seguintes atitudes:

• Criar um nome para o projeto;
• Realizar um estudo de viabilidade;
• Selecionar os colaboradores mais indicados para o projeto;
• Escolher as ferramentas de gestão dos processos.

Ao final desse estágio, portanto, o gestor deve entender quais são os objetivos, propósitos, metas e riscos do projeto.

2. Planejamento

Para que a gestão do projeto de marketing seja um sucesso, é preciso planejar e definir um roteiro para que todos estejam bem alinhados. Nesse momento, dois métodos principais podem ser adotados: o método S.M.A.R.T ou C.L.E.A.R. Ambos são usados para criar objetivos e metas.

Veja um pouco mais sobre cada um deles:

S.M.A.R.T

O método S.M.A.R.T é uma ótima opção para garantir a mensuração dos objetivos. A sua sigla significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Timely, características que formam suas fases:

• Specific (Específico): responda às questões “quem, o quê, onde, quando, quais e por quê”;
• Measurable (Mensurável): defina as métricas que vão analisar o sucesso de cada objetivo;
• Attainable (Alcançável): identifique os objetivos mais essenciais e como eles podem ser alcançados;
• Realistic (Realista): esse é o momento de trabalhar para cumprir os objetivos;
• Timely (Temporal): crie um prazo para atingir cada meta.

C.L.E.A.R

O método C.L.E.A.R, no entanto, é um pouco diferente. Isso porque ele é focado nos ambientes acelerados dos negócios atuais e sua sigla corresponde às seguintes características: Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refinable.

• Collaborative (Colaborativo): os colaboradores devem trabalhar em conjunto para atingir os objetivos;
• Limited (Limitado): as metas devem ter um escopo limitado e um tempo específico de duração;
• Emotional (Emotivo): os objetivos devem tocar o coração dos funcionários e formar uma conexão emocional;
• Appreciable (Considerável): os objetivos grandes devem ser divididos em tarefas menores para que eles sejam cumpridos rapidamente;
• Refinable (Aprimorável): conforme as situações surgirem, você pode ser flexível e redefinir os objetivos.

É claro que, além desses dois métodos, há outras técnicas, como por exemplo o OKR.

3. Execução

Nessa fase, é a hora da mão na massa. Geralmente, ela começa com uma reunião kick off, onde cada integrante do time saberá quais são suas atribuições. Além disso, relatórios de progresso, outras reuniões e updates de desenvolvimento devem ser feitos.

Veja algumas tarefas encontradas na execução:

• Executar os planos de gestão de projetos de marketing;
• Atribuir funções;
• Fazer meetings de situação;
• Atualizar o cronograma;
• Desenvolver o time;
• Direcionar e gerenciar a execução;
• Modificar e reajustar planos, se necessário.

4. Monitoramento

A fase de monitoramento é essencial para que haja um controle sobre os resultados. O gestor precisa analisar se tudo está andando conforme planejado e, caso não esteja, um diagnóstico e alterações de plano podem ser feitos. As seguintes atividades são exercidas:

• Análise de performance;
• Gerenciamento de riscos;
• Gerenciamento de recursos;
• Mudanças de planos;
• Reuniões de verificação de andamento.

5. Fechamento

O fechamento ocorre quando o projeto é finalizado. Ele é entregue para o cliente em forma de apresentação, enquanto a equipe aguarda pela aprovação ou pelas alterações. Caso seja necessário algum reajuste, os colaboradores devem trabalhar para terminar essas pendências. Além disso, o gestor deve lançar um orçamento de marketing final e um relatório final.

É interessante que o gestor realize uma reunião na etapa de fechamento para assim avaliar os pontos altos e baixos do projeto e parabenizar a equipe.

Por fim, fica claro que a gestão de projetos de marketing é essencial para projetos mais complexos. A gestão ajuda a otimizar o tempo, a produção, a reduzir os riscos e a cumprir os prazos corretamente. Sem esse gerenciamento, as equipes trabalhariam no meio de uma bagunça enorme, podendo se perder e então entregar resultados insatisfatórios.

Mas e aí, gostou do conteúdo? Então, leia também:

O que é Account-Based Marketing e como funciona?

O que acha de expandir a sua estratégia de marketing com o Dinamize Automation?

Conheça agora!