Como criar uma assinatura de email diferenciada?

Para que sua empresa passe credibilidade e seriedade aos seus clientes, você precisa seguir algumas boas práticas da Internet. E isso é ainda mais importante se você tem uma grande quantidade de funcionários, afinal, cada um deles envia um determinado número de emails que podem se transformar em oportunidades.

Se cada funcionário enviar 30 emails por dia, isso significa que você perdeu mais de 30 chances pra deixar claro o que a sua empresa faz e como ela pode ser encontrada. Por isso, é importante criar uma assinatura de email padrão para você e seus colaboradores.

Nesse post, vamos te dar algumas dicas pra você criar uma assinatura perfeita que vai imprimir profissionalismo e clareza na sua comunicação. Continue lendo para saber:

• O que é uma assinatura de email;
• Por que você deveria ter uma assinatura de email;
• Como criar a sua assinatura de email;
• Como personalizar a sua assinatura de email de acordo com o vendedo.

Vamos lá?

O que é uma assinatura de email?

A assinatura de email é uma mensagem incluída automaticamente no final de todos os seus emails. Ela funciona exatamente como um cartão de visitas, só que no formato digital. Ali, você pode incluir informações como o seu nome completo, nome da empresa, seu endereço de email e telefone para contato.

É importante que a sua assinatura esteja adequada ao seu branding e sua identidade visual. Além disso, há uma série de elementos que podem ser incluídos, como o logotipo da empresa ou até mesmo uma foto digitalizada da sua assinatura manual.

A assinatura pode ser usada em diversos serviços, como o Gmail, Outlook e Yahoo. Então, não tem desculpa para deixar de fazer a sua agora mesmo.

Por que você deveria ter uma assinatura de email?

Como já falamos acima, uma assinatura de email pode ser comparada a um cartão de visitas. Quando um prospect se aproxima de você querendo saber mais sobre sua empresa, a primeira coisa a fazer é entregar um cartão, não é? Afinal, muitas vezes a pessoa não pode dar atenção pra você naquele momento, mas se interessa em voltar a fazer contato posteriormente.

Além disso, com uma assinatura, você passa muito mais credibilidade e autoridade, e ainda constrói uma boa primeira impressão da sua marca. Por isso, é essencial que essa ferramenta tenha um design bem feito e organizado, sem poluição visual ou informações irrelevantes.

Como criar a sua assinatura de email?

Agora, veja algumas dicas para criar a assinatura de email perfeita. Lembre-se de que não adianta fazer uma assinatura incrível se ela não estiver de acordo com a imagem que você deseja transmitir e com a essência da sua empresa.

1. Limite sua assinatura de email para 3 ou 4 linhas

Uma assinatura de email deve ser sucinta, não passando de 4 linhas. Afinal, ela é uma pequena peça de design que vai ficar no corpo do email e, portanto, nem há muito espaço para enchê-la com informações desnecessárias.

Para que não confundir o cliente, evite colocar informações demais. Atente-se apenas a esses itens:

• Nome;
• Cargo e o nome da empresa (recomendamos que insira um link para o site da marca);
• Telefone para contato;
• Redes sociais.

Depois disso, você já pode começar a personalizar ainda mais a sua assinatura.

2. Adicione imagens

As imagens ajudam a reter memórias nas mentes das pessoas, então, não deixe de incluir uma em sua assinatura. Dependendo do que você faz, pode ser que valha a pena inserir um logotipo ou então uma foto sua. Alguns profissionais autônomos que trabalham muito sua marca pessoal podem ter preferência por usar uma foto.

Se você representa uma empresa, pode optar apenas pelo logotipo.

3. Dê destaque para informações importantes

Para destacar informações importantes e gerar uma certa hierarquia de informações, você pode utilizar de recursos como cores, texto em negrito ou em itálico e tamanho do texto.

Use cores que estejam de acordo com a sua identidade visual, mas atente-se ao contraste. Se a cor de fundo e do texto não tiverem um bom contraste, haverá pouca legibilidade e o cliente não vai ler tudo. Recomendamos que a maior parte da assinatura esteja em cor neutra para que os elementos coloridos tenham destaque.

Recursos como negrito e itálico são ótimos para realçar palavras específicas, como o seu nome ou seu cargo.

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4. Selecione a fonte ideal

O segredo aqui é: menos é mais. Uma assinatura de email deve ser legível, direta e simples. Portanto, foque em fontes mais clássicas e neutras para que não haja muita poluição visual. Evite fontes fantasia, fontes com caracteres especiais ou que imitam letra cursiva e manual. Se quiser, use caixa alta para destacar alguma informação.

Você pode encontrar uma série de fontes legais no site Dafont e baixar gratuitamente.

Abaixo, um exemplo do modelo de assinatura utilizado hoje pela Dinamize:

5. Adicione os ícones das suas redes sociais

Pra deixar o layout da assinatura mais atraente visualmente, insira os ícones das redes sociais onde você ou sua empresa estão presentes junto com o link direcionando para a página do perfil. Fazer com que as pessoas sigam a sua marca nas redes sociais é essencial para cultivar um relacionamento em todos os canais com os clientes.

É importante notar que, se você é funcionário, o link deve direcionar para as redes sociais da empresa.

6. Use um CTA (call to action)

A função de um call to action é incentivar o cliente ou visitante a fazer alguma ação que você deseja que ele faça. Por exemplo, você pode convidá-lo para baixar um material rico clicando em um link, pedir para que ele siga você nas redes sociais ou que ele assine uma newsletter.

São inúmeras as opções de CTAs e você pode utilizá-los na sua assinatura de email para aumentar a taxa de conversão e divulgar seus serviços e produtos. No entanto, atente-se ao tamanho do call to action: mantenha a mensagem o mais objetiva possível para não exagerar na quantidade de informações, já que haverá pouco espaço no layout.

Extra: como personalizar a sua assinatura de email de acordo com o vendedor

Uma das vantagens de ter uma ferramenta de automação de marketing é que você pode personalizar e automatizar processos para facilitar a vida das suas equipes de marketing.

No vídeo abaixo, nós ensinamos você a personalizar a sua assinatura de email de acordo com o vendedor, através do Dinamize Automation.

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